Asistente Administrativa/o [Colombia]

 

Abt Associates – Abt Colombia SAS.

Asistente administrativa/o

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El mundo en Abt

Resolver los problemas más acuciantes del mundo y mejorar la calidad de vida de las personas en todo el planeta es lo que hacemos cada dÃa en Abt Associates. Crear un mundo más equitativo no es tarea fácil, pero nos impulsan los grandes retos.

Somos un equipo de más de 4.000 personas en más de 50 paÃses que trabajamos al unÃsono y centrados en la visión de conjunto. Sólo compartiendo nuestro compromiso y energÃa conseguiremos cambiar las cosas y ampliar los lÃmites de lo posible. Damos la bienvenida a ideas, orÃgenes y puntos de vista diversos: unirse a Abt significa acceder a pensadores excepcionales en lo más alto de su profesión.

Prosperar en Abt es aceptar la flexibilidad y la colaboración. Nuestra cultura abierta le permite equilibrar su trabajo y su vida personal según sea necesario para optimizar su bienestar personal. La creación de un mundo más equitativo empieza desde dentro: cuidamos de las personas en todo el mundo y haremos lo mismo por ti.

¿Listo para abrazar un trabajo gratificante y significativo? Ahora es tu oportunidad.

La oportunidad

Como el/la Asistente Administrativa serás responsable de brindar apoyo a los diferentes componentes del programa. Tus responsabilidades incluirán el seguimiento de actividades programadas según el cronograma de trabajo, mantener actualizada la base de datos de contactos de consultores, subcontratos y socios, asà como la gestión de pagos y documentación relacionada. Además, apoyar en la redacción y preparación de presentaciones y entregables técnicos, la recolección y preparación de informes, y las necesidades administrativas y logÃsticas del componente. También se encarga de la gestión documental, la organización de eventos y el respaldo del equipo del componente correspondiente.

Responsabilidades principales

• Apoyar en el seguimiento a la ejecución de actividades que sean programadas por cada uno de los componentes conforme al cronograma de trabajo.
• Mantener actualizada la base de datos de contactos de consultores, grants, subcontratos y/o socios con los que trabaja el componente, asà como contactos locales, nacionales e internacionales con los que se tenga relacionamiento dentro del componente.
• Seguimiento y apoyo en los procesos de pagos y gestión documental a consultorÃas; subcontratos y grants, entre otros.
• Apoyar en la redacción, seguimiento y preparación de presentaciones y entregables técnicos, incluidos planes de trabajo, diapositivas de PowerPoint y sus productos/informes técnicos, proporcionando soporte de formato y edición tanto en inglés como en español para todos los productos.
• Apoyar la recolección de información, redacción y preparación de informes semanales, trimestrales y anuales para MANDE, USAID y el MSPS, o aquellos otros que se requieran.
• Apoyar las necesidades administrativas de los diferentes componentes y la coordinación regional (viajes, eventos y apoyo logÃstico), incluido la toma de notas técnicas de las reuniones del componente y la difusión para reuniones y llamadas de equipo.
• Apoyar la gestión documental (digital y fÃsica) del componente; incluidos contratistas, grants, y subcontratos.
• Apoyar la gestión documental para remitir a operaciones para el desarrollo de eventos y desplazamientos y legalización de estos. Apoyar en la legalización de los soportes administrativos requeridos por el Programa para el desarrollo de los eventos y desplazamientos del equipo.
• Realizar las solicitudes logÃsticas de viaje de los/as lÃderes de componentes y del equipo del componente y coadyuvar con la logÃstica de eventos corporativos.
• Cuando sea requerido, apoyar la organización y logÃstica de actividades del programa
• Desempeñar las demás funciones inherentes al cargo que le sean asignadas en forma regular u ocasional por su superior inmediato
• Dentro del programa LHSS, el/la Asistente de componente contará con el respaldo de la experiencia técnica, financiera y de operaciones de la oficina sede de LHSS y será supervisado(a) por los lÃderes de componente del programa LHSS Colombia.
• Procurar el cuidado integral de su salud y suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
• Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en la empresa.
• Informar las condiciones de riesgo detectadas a su supervisor(a) y al área de Recursos Humanos.
• Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente
  

Lo que valoramos

• Profesional, tecnólogo de carreras logÃstica, administración, ingenierÃas o afines.
• Dos años de experiencia previa en gestión de oficinas profesionales, operaciones y experiencia financiera, preferiblemente en programas financiados por USAID.
• Excelente gestión, habilidades organizativas e informáticas.
• Fluidez en español, habilidades de escritura / habla requeridas.
• Se requiere dominio del inglés, escrito como hablado (nivel B2 o C1, certificado)

Qué ofrecemos

Fomentamos un entorno en el que puedes prosperar a tu manera. Nuestros innovadores programas de compensación total están diseñados para ayudarte a equilibrar tu vida laboral y personal. El enfoque hacia tu bienestar se centra en beneficios integrales y desarrollo profesional.

Abt Associates es una empresa de Acción Afirmativa/Igualdad de Oportunidades comprometida con el fomento de una plantilla diversa. Abt Associates ofrece salarios competitivos en el mercado y amplios beneficios para los empleados. Se recomienda encarecidamente a los candidatos locales que presenten su candidatura.

Descargo de responsabilidad: Abt Associates nunca pedirá dinero a los candidatos a cambio de una oferta de empleo.

Abt Associates – Abt Colombia SAS.

Administrative Assistant

The world at Abt

Solving the world's most pressing problems and improving the quality of life for people across the globe is what we do every day at Abt Associates. Creating a more equitable world is no easy task, but we are driven by great challenges.

We are a team of more than 4,000 people in more than 50 countries working in unison and focused on the big picture. Only by sharing our commitment and energy will we be able to change things and push the boundaries of what is possible. We welcome diverse ideas, backgrounds and viewpoints: joining Abt means accessing exceptional thinkers at the top of their profession.

To thrive at Abt is to embrace flexibility and collaboration. Our open culture allows you to balance your work and personal life as needed to optimize your personal well-being. Creating a more equitable world starts from within: we care for people around the world and will do the same for you.

Ready to embrace rewarding and meaningful work? Now is your chance.

The opportunity

As the Administrative Assistant you will be responsible for providing support to the different components of the program. Your responsibilities will include tracking scheduled activities according to the work schedule, keeping the contact database of consultants, subcontracts and partners updated, as well as managing payments and related documentation. In addition, support in the writing and preparation of presentations and technical deliverables, the collection and preparation of reports, and the administrative and logistical needs of the component. It is also responsible for document management, event organization and support of the corresponding component team.

Core responsibilities

• Support in the follow-up to the execution of activities that are programmed by each of the component lead according to the work schedule.
• Keep updated the contact database of consultants, grants, subcontracts and / or partners with whom the component works, as well as local, national and international contacts with whom there is a relationship within the component.
• Monitoring and support in payment processes and document management to consultancies; subcontracts and grants, among others.
• Support in the writing, follow-up and preparation of presentations and technical deliverables, including work plans, PowerPoint slides and their products/technical reports, providing formatting and editing support in both English and Spanish for all products.
• Support the collection of information, writing and preparation of weekly, quarterly and annual reports for MANDE, USAID and the MSPS, or those others that are required.
• Support the administrative needs of the different components and regional coordination (travel, events, and logistical support), including technical notetaking of component meetings and outreach for meetings and team calls.
• Support the document management (digital and physical) of components, including contractors, grants, and subcontracts.
• Support document management to refer to operations for the development of events and displacements and legalization of these. Support in the legalization of the administrative supports required by the Program for the development of the events and displacements of the team.
• Make the logistical travel requests of the component leaders and the component team and assist with the logistics of corporate events.
• When required, support the organization and logistics of program activities
• Perform the other functions inherent to the position that are assigned to him on a regular or occasional basis by his immediate superior
• Within the LHSS program, the Component Assistant will be supported by the technical, financial, and operational expertise of the LHSS headquarters office and will be supervised by the component leaders of the LHSS Colombia program.
• Be proactive of your health and provide clear, complete, and truthful information about your health status.
• Participate in the prevention of occupational risks through the activities carried out in the company.
• Report the risk conditions detected to your supervisor and the Human Resources area.
• Immediately report any work accident or incident

What we value

• Professional, technologist of logistics, administration, engineering, or related careers.
• Two years of previous experience in professional office management, operations, and financial experience, preferably in USAID-funded programs.
• Excellent management, organizational and computer skills.
• Fluency in Spanish, writing/speaking skills required.
• English proficiency required, written as spoken (level B2 or C1, certificate)

What we offer

We foster an environment where you can thrive in your own way. Our innovative total compensation programs are designed to help you balance your work and personal life. The focus on your well-being focuses on holistic benefits and professional development.

Abt Associates is an Affirmative Action/Equal Opportunity firm committed to fostering a diverse workforce. Abt Associates offers market-competitive salaries and extensive employee benefits. Local candidates are strongly encouraged to apply.

Disclaimer: Abt Associates will never ask candidates for money in exchange for an offer of employment.

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